|
Hafan > Amdanom ni > Polisïau ac arferion yr OSGI > Polisi Gwrthdaro rhwng buddiannau
Yr Ombwdsmon Seneddol a Gwasanaeth Iechyd a Gwrthdaro rhwng Buddiannau
Cyflwyniad
Mae'r ddogfen hon yn nodi polisi'r Ombwdsmon ar wrthdaro rhwng buddiannau.
Dylid darllen y polisi ochr yn ochr â'r canlynol:
• ein swyddogaeth a datganiad o bwrpas
• ein polisi ar ymddygiad
Egwyddorion
Seilir y polisi hwn ar yr egwyddorion canlynol sy'n sylfaen i'n gwaith:
-
Anelwn at weithredu prosesau agored, tryloyw, teg sy'n canolbwyntio ar y cwsmer.
-
Anelwn at ddeall cwynion a'u hymchwilio'n drwyadl, yn gyflym ac yn ddiduedd, a sicrhau canlyniadau priodol.
-
Disgwyliwn i weithwyr y Swyddfa arddangos y gwerthoedd allweddol canlynol
• Rhagoriaeth
• Arweinyddiaeth
• Didwylledd
• Amrywiaeth
-
Yn neilltuol, mae dangos Didwylledd yn y gwaith yn golygu:
• Ein bod yn agored, gonest a didwyll yn ein holl waith, a defnyddiwn amser, arian ac adnoddau'n effeithiol
• Ein bod yn gyson ac yn dryloyw yn ein gweithredoedd a'n penderfyniadau
• Ein bod yn cymryd cyfrifoldeb dros ein gweithredoedd ac yn dal ein hunain yn atebol am bopeth a wnawn
• Ein bod yn trin pobl yn deg.
-
Anelwn at gael cydbwysedd priodol rhwng preifatrwydd a thryloywder. Nid bodloni chwilfrydedd yw nod y polisi hwn ond, yn hytrach, cefnogi gonestrwydd ac uniondeb ac ennyn hyder yng ngwaith yr Ombwdsmon.
Brig
Diffiniad
Mae meysydd o wrthdaro rhwng buddiannau penodol yn cael eu trafod mewn man arall yn y polisi hwn. Rydym wedi mabwysiadu'r diffiniad cyffredinol canlynol:
Cyfyd gwrthdaro posibl rhwng buddiannau pan fydd gan staff gysylltiadau swyddogol, proffesiynol neu bersonol a allai beri iddynt gyfyngu ar gwmpas, maint neu drylwyredd eu gwaith neu effeithio ar wrthrychedd eu barn mewn ffordd amhriodol neu anghyfiawn, neu pan fydd ganddynt gysylltiadau o'r fath y gellid yn rhesymol dybio y byddent yn achosi hyn.
Cwmpas y Polisi
Mae'r polisi'n berthnasol i bawb a gyflogir gan yr Ombwdsmon ynghyd â chontractwyr a staff secondiad. Yn ychwanegol, rhaid i'r rhai y mae'r polisi'n berthnasol iddynt ystyried a yw eu cysylltiadau teuluol a phersonol eraill yn creu gwrthdaro posibl neu wirioneddol. Mae'r teulu yn cynnwys brodyr, chwiorydd, priod neu bartner, modryb, ewythr, nai, nith, rhieni, neiniau a theidiau, plant a wyrion ac wyresau.
Sefyllfaoedd y mae'r polisi'n berthnasol iddynt
Mae'r adran hon yn nodi'r mathau o sefyllfa a gwmpasir gan y polisi lle dylai staff wneud datganiad o wrthdaro posibl. Nid yw'n rhestr holl gynhwysfawr a'r prif brawf i'w ddefnyddio yw'r diffiniad a nodir uchod. Os yw staff yn ansicr am unrhyw sefyllfa, dylent gael cyngor gan eu rheolwr llinell yn y lle cyntaf. Gellir cael rhagor o gyngor gan yr Adran Adnoddau Dynol.
Gall gwrthdaro rhwng buddiannau godi o fuddiannau ariannol gweithiwr. Digwydd hyn os oes gan weithiwr swydd neu ddiddordeb ariannol uniongyrchol neu drwy gysylltiad teuluol neu bersonol gyda sefydliad sydd:
• yn cynnal busnes gyda'r Ombwdsmon neu
• yn gysylltiedig ag unrhyw ymchwiliad sy'n cael ei gynnal gan yr Ombwdsmon.
Gall gwrthdaro mewn buddiannau godi hefyd o fuddiannau personol gweithiwr. Bydd y rhain yn cynnwys:
• bod yn gyfarwyddwr anweithredol ar gorff sy'n destun ymchwiliad
• bod yn aelod o unrhyw fudiad nad yw'n agored i'r cyhoedd heb aelodaeth ffurfiol, sydd yn mynnu ymrwymiad o deyrngarwch ac sydd yn arddel agwedd gyfrinachol tuag at reolau, aelodaeth neu ymddygiad (e.e. Seiri Rhyddion)
• wedi gweithio yn ystod y 12 mis diwethaf mewn sefydliad sydd â chontractau masnachol gyda'r swyddfa
• cysylltiad â materion sy'n destun cwyn neu gysylltiad agos diweddar â sefydliad y derbyniwyd cwyn yn ei gylch.
Dylai staff hefyd fod yn ymwybodol o wrthdaro posibl mewn buddiannau sy'n codi o dderbyn rhoddion a lletygarwch. Bydd hyn yn berthnasol mewn perthynas ag ymchwiliadau a hefyd i bryniannau neu gontractau eraill y bydd yr Ombwdsmon yn eu rhoi ar waith. Rhaid cydymffurfio'n gaeth â'r rheolau a nodir yn ein Polisi ar Ymddygiad mewn achosion o'r fath.
Brig
Dylai'r staff hefyd fod yn ymwybodol o'r cyfyngiadau ar weithgareddau gwleidyddol a nodir yn y Polisi Ymddygiad. Dylai cydymffurfio â'r cyfyngiadau hyn sicrhau bod gwrthdaro rhwng buddiannau'n cael ei osgoi.
Yn yr un modd, mae defnyddio'r rheolau Ymddygiad ar gyfer Cysylltiadau yn y Gwaith i fod i osgoi gwrthdaro gwirioneddol neu bosibl rhwng buddiannau a dylai staff a'u rheolwyr eu dilyn.
Defnyddio'r Polisi mewn Ymarfer
Wrth ddelio gyda gwrthdaro gwirioneddol neu bosibl rhwng buddiannau, mae'r cyfrifoldeb cyntaf ar ysgwyddau'r aelod staff i:
• nodi bod yna bosibilrwydd o wrthdaro
• rhoi gwybod i'w reolwr llinell am hyn
• lle bo'r rheolwr llinell yn teimlo bod hyn yn briodol, datgan y gwrthdaro posibl ar ein Cofrestr o Fuddiannau.
Mae rheolwyr llinell yn gyfrifol am roi gwybod i staff a yw gwrthdaro gwirioneddol neu bosibl yn ddigonol fel bo angen datganiad. Lle bo gwrthdaro gwirioneddol rhwng buddiannau mewn perthynas â sefyllfa go iawn - neu lle gellir tybio'n rhesymol fod gwrthdaro o'r fath yn bodoli - cyfrifoldeb y rheolwr llinell yw cymryd camau priodol i ddatrys y gwrthdaro. Gall hyn olygu aildrefnu cyfrifoldebau gwaith neu gytundeb y bydd gweithiwr yn gweithredu i gael gwared ar y ffynhonnell gwrthdaro (e.e. trwy gael gwared ar fuddiant ariannol amhriodol). Lle bo angen, dylai rheolwyr llinell geisio cyngor eu Cyfarwyddwr a/neu staff yr adran Adnoddau Dynol.
Yr Adran Adnoddau Dynol sy'n gyfrifol am roi cyngor ar y defnydd o'r polisi, gan ei adolygu o leiaf bob tair blynedd a sicrhau bod yr holl staff yn llenwi Datganiad o Fuddiannau blynyddol. Bydd yr adran Cofrestr o Fuddiannau ar gyfer uwch staff yn cael ei chynnwys yn ein cynllun cyhoeddi, ac felly bydd ar gael i bawb. Ni fydd yr adran ar gyfer pawb arall ar y staff yn cael ei chyhoeddi ond ceidw'r Ombwdsmon yr hawl i ddatgelu buddiannau ar gais, yn amodol ar ystyriaethau iechyd a diogelwch.
Lle teimla staff iddynt gael eu rhoi o dan anfantais yn annheg trwy weithrediad y polisi, dylent ddefnyddio trefn gwyno'r Ombwdsmon.
Mae'n ofyniad bod yr holl staff yn cydweithredu i lynu wrth y polisi. Os bydd achwynydd yn gofyn am wybodaeth am fuddiant penodol gweithiwr a does dim wedi'i ddatgan yn y Gofrestr o Fuddiannau, efallai y gofynnir iddo/iddi gadarnhau a oes ganddo/i fuddiannau o'r fath. Oni fydd gweithiwr yn cydymffurfio â'r cais hwn, ceidw'r Ombwdsmon, ar ôl ystyried y rhesymau, yr hawl i dynnu'r gweithiwr oddi ar yr achos dan sylw er mwyn sicrhau annibyniaeth.
Mewn amgylchiadau eithriadol lle mae staff yn gwrthod cydweithredu â'r polisi, fe ystyrir hyn, ar ôl trafodaeth ac ymdrechion i gael cytundeb ar y ffordd i symud ymlaen, yn fater disgyblu, gan ddefnyddio'r drefn ddisgyblu gytunedig. Gwneir pob ymdrech i osgoi sefyllfa o'r fath. Bydd unrhyw benderfyniadau ynglyn â chamweithredu o'r fath dim ond yn cael eu cymryd ar lefel y Dirprwy Ombwdsmon/Dirprwy Brif Weithredwr/Cyfarwyddwr Strategaeth a Chyfathrebu ar ôl ymgynghori gyda Chyfarwyddwr yr adran Adnoddau Dynol.
Staff newydd
Bydd rhaid i staff sy'n ymuno â swyddfa'r Ombwdsmon lenwi Datganiad o Fuddiannau. Bydd rhaid i gontractwyr a staff secondiad hefyd lenwi'r Datganiad. Os oes buddiannau sy'n creu gwrthdaro'n syth mewn perthynas â'r swydd y gwnaed cais amdani, trafodir hyn gyda hwynt er mwyn ceisio cael ateb. Disgwylir mai dim ond mewn amgylchiadau eithriadol y bydd Datganiad yn arwain at dynnu cynnig am swydd yn ôl. Un enghraifft yw ymgeisydd yn cael cynnig swydd lle mae rhaid iddo wneud penderfyniadau ynglyn â phryniannau ac yntau'n anfodlon torri cysylltiad gyda chyflenwr allweddol.
Bydd esboniadau o Bolisi'r Ombwdsman ar Wrthdaro rhwng Buddiannau yn ffurfio rhan o'r hyfforddiant cynefino i'r holl staff.
Adolygu'r Polisi
Bydd y polisi'n cael ei adolygu o leiaf unwaith bob tair blynedd.
Rhagfyr 2004
Brig
|
