| |
Hafan > All yr Ombwdsmon eich helpu chi? > Cwyno > Comisiynydd Seneddol dros Weinyddiaeth - Gwneud eich cwyn > Arweiniad i wneud cwyn yn erbyn y GIG, un o asiantaethau neu adrannau’r llywodraeth
Llwytho i lawr fersiwn (Word 37kb)
Cyflwyniad
Mae’r arweiniad hwn i gwyno yn cynnwys cyngor cyffredinol am sut i gwyno yn effeithiol a chyda lwc bydd yn help i’ch cwyn gael ei datrys yn fuan.
Cyn cysylltu â’r Ombwdsmon Seneddol a Gwasanaeth Iechyd am eich cwyn, mae’n syniad da ceisio datrys y broblem gyda’r corff y dymunwch gwyno amdano. Mae gan y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus drefn gwyno fewnol a dylech wastad ofyn iddynt hwy pa gamau y dylech eu dilyn i gyflwyno eich cwyn.
Er mwyn tegwch ac er mwyn ceisio sicrhau bod eich problem yn cael ei datrys cyn gynted â phosib, byddai’r Ombwdsmon fel arfer yn disgwyl i chi ddweud wrth y corff dan sylw eich bod yn anhapus, a rhoi’r cyfle iddynt hwy ddatrys y broblem. Ni fydd hi fel arfer yn ymwneud â chwyn nes bod hyn wedi digwydd.
Sut i gwyno
- Gofynnwch i’r sefydliad am gopi o’i drefn gwyno fel eich bod yn gwybod beth i’w wneud a phryd.
Canolbwyntio ar y Brif Broblem
- Nodwch y mater yr hoffech iddynt ddelio ag e a rhoi manylion clir i’r sefydliad er mwyn eu helpu i ddelio â’r mater.
- Cyn ffonio neu ysgrifennu, nodwch brif bwyntiau’r gŵyn a beth yr hoffech ei weld yn cael ei wneud i ddelio â hi.
Brig
Cwyno yn Ysgrifenedig
- Dengys profiad ei bod yn well cwyno yn ysgrifenedig.
- Rhowch “Cwyn” fel pennawd i’ch llythyr.
- Ysgrifennwch yn glir a chryno, gan lynu wrth y ffeithiau. Os cewch hi’n anodd mynegi eich hun, gofynnwch i ffrind, perthynas neu efallai’r Ganolfan Cyngor ar Bopeth eich helpu.
- Gosodwch y llythyr mewn trefn resymegol gan gynnwys eich enw a’ch manylion cyswllt, y dyddiadau a’r amseroedd perthnasol a disgrifiad o’r hyn a ddigwyddodd.
- Wrth fanylu ar y digwyddiadau, ceisiwch eu rhestru fel pwyntiau bwled a’u cadw yn y drefn y bu iddynt ddigwydd.
- Rhowch ynghlwm unrhyw ddogfennau sy’n berthnasol i’ch cwyn.
- Ar ddiwedd y llythyr nodwch beth yr hoffech ei weld fel canlyniad i’r gŵyn. Gall hyn fod yn ymddiheuriad, esboniad o beth a ddigwyddodd neu gamau eraill i unioni’r mater. Sicrhewch fod eich canlyniad dymunol yn realistig – bydd hyn yn rhoi gwell siawns iddynt ddelio â’ch cwyn.
- Cadwch gopi o’ch llythyr a chofnod o ba bryd y gwnaethoch ei anfon ac at bwy.
Brig
Cwyno dros y Ffôn
- Er ei bod yn well cwyno mewn llythyr neu e-bost, mae’n bosib y bydd o gymorth ffonio i ddechrau.
- Cyn ffonio, gwnewch nodiadau o’r hyn yr hoffech ei drafod.
- Pan atebir y ffôn, gofynnwch am enw’r person a’i safle. Er nad yw’n ofynnol bob amser, bydd y rhan fwyaf o sefydliadau yn rhoi i chi ryw ffordd o adnabod eu staff.
- Dywedwch wrth y person am eich cwyn gan ddilyn eich nodiadau. Ar ôl trafod pob pwynt croeswch nhw oddi ar eich rhestr.
- Gofynnwch a allan nhw eich helpu. Os na allant, gyda phwy y dylech gysylltu.
- Gwnewch nodiadau o amser a dyddiad y sgwrs a’r hyn a drafodwyd.
- Os cytunant i ddatrys eich cwyn, ysgrifennwch lythyr dilynol i gadarnhau'r hyn y cytunwyd arno.
- Os ydych chi’n dal yn anhapus, gofynnwch at bwy y dylech gyfeirio cwyn ysgrifenedig.
- Er mor anodd ydyw o bosib, dylech geisio peidio â chynhyrfu a bod yn gwrtais drwy gydol y sgwrs.
Beth Nesaf
- Os na chewch ymateb i’ch cwyn, anfonwch gopi o’ch llythyr eto a gofyn beth a ddigwyddodd.
- Efallai yr hoffech ffonio i ddechrau i ofyn a gawsant eich cwyn wreiddiol. Os ydych yn dal yn anhapus, gofynnwch i’r sefydliad wrth bwy y cewch gwyno nesaf.
- Erbyn hyn, mae’n bosib y bydd arnoch eisiau cysylltu â’n llinell gymorth ar 0845 015 4033. Bydd un o’n cynghorwyr yn gallu eich cynorthwyo gyda’r cam nesaf.
Brig
<< Blaenorol / Nesaf >>
|
